LINE相談介護タクシーの請求書・領収書の作り方｜運賃・介助料の明細と月締め管理
運行後の料金から、個人・家族・施設向けの帳票を二重入力なしで作る
請求書と領収書は、発行するタイミングが違う
| 場面 | 作る帳票 | 管理する状態 |
|---|---|---|
| 当日現金・キャッシュレス | 領収書 | 入金済み・発行済み |
| 後日振込 | 請求書 | 請求済み・入金待ち |
| 施設・法人の月締め | 月次請求書 | 対象運行・締め日・請求先 |
| 再発行依頼 | 領収書または請求書 | 元の運行・発行履歴 |
当日現金・キャッシュレス
- 作る帳票
- 領収書
- 管理する状態
- 入金済み・発行済み
後日振込
- 作る帳票
- 請求書
- 管理する状態
- 請求済み・入金待ち
施設・法人の月締め
- 作る帳票
- 月次請求書
- 管理する状態
- 対象運行・締め日・請求先
再発行依頼
- 作る帳票
- 領収書または請求書
- 管理する状態
- 元の運行・発行履歴
料金明細は、運行直後に内訳で確定する
帳票を作る前の確認項目
- 宛名と請求先が正しい
- 利用日・利用者名・運行内容を確認できる
- 運賃・介助料・機材料・割引の内訳が分かる
- 支払方法と入金状況が分かる
- 発行日・発行番号・備考を後から検索できる
予約から帳票まで、5段階を一つにつなぐ
- 01
予約時に利用者と請求先を選ぶ
本人、ご家族、施設など、誰へ請求するかを顧客台帳から指定する。
- 02
運行後に料金内訳を確定
運賃、迎車、待機、介助、機材、割引を実際の利用内容に合わせて保存する。
- 03
支払方法で処理を分ける
当日支払いは領収書、後払いは請求書、月締めは請求対象として残す。
- 04
PDFを確認して渡す
宛名、金額、明細を確認し、印刷またはPDFで案内する。
- 05
入金・発行履歴を残す
請求済み、入金待ち、入金済み、再発行を後から追える状態にする。
請求漏れを防ぐための月末チェック
| 確認 | 見る内容 | 防げること |
|---|---|---|
| 未確定料金 | 完了済みなのに金額が空欄の運行 | 請求漏れ |
| 請求先 | 本人・家族・施設のどこへ出すか | 宛先間違い |
| 入金待ち | 請求済みで未入金の一覧 | 回収漏れ |
| 発行履歴 | 発行日・番号・再発行 | 二重発行・探し直し |
未確定料金
- 見る内容
- 完了済みなのに金額が空欄の運行
- 防げること
- 請求漏れ
請求先
- 見る内容
- 本人・家族・施設のどこへ出すか
- 防げること
- 宛先間違い
入金待ち
- 見る内容
- 請求済みで未入金の一覧
- 防げること
- 回収漏れ
発行履歴
- 見る内容
- 発行日・番号・再発行
- 防げること
- 二重発行・探し直し
よくある質問
Q.運行ごとに領収書を作れますか?+
A.はい。運行後に確定した運賃・介助料・機材料などの内訳から、利用者ごとの領収書を作成できます。
Q.施設へ1か月分をまとめて請求できますか?+
A.対象期間と請求先ごとに運行明細をまとめる月締め運用ができます。導入前に現在の締め日と帳票見本で確認してください。
Q.請求書を作ったか分からなくなるのを防げますか?+
A.運行ごとに料金確定、請求済み、入金待ち、入金済みを分けて残せる仕組みを選ぶと、未処理だけを確認できます。
アプリ導入の相談です
今の請求書・領収書を、運行データから作れる形にする
現在使っている料金表と帳票を見ながら、マゴライドの標準設定で対応できる範囲を確認します。個人名や金額は伏せた見本で構いません。
法令判断・税務判断の代行ではなく、紙やExcelの業務をマゴライドへ移すための導入相談として受け付けています。