LINE相談介護タクシーの顧客台帳・予約管理｜電話中の聞き漏れと二重入力を減らす
利用者・家族・施設・乗降場所・介助内容を、次回予約まで使える情報にする
予約メモを顧客台帳へ変えると、次回の電話が短くなる
| 顧客台帳に残す | 予約ごとに変える |
|---|---|
| 本人・家族・施設の連絡先 | 利用日時・迎車時刻 |
| 基本の介助区分・福祉機器 | 今回使う車椅子・ストレッチャー |
| 自宅・よく行く病院や施設 | 今回の乗車地・目的地・経由地 |
| 基本の請求先・支払方法 | 今回の料金・割引・請求先 |
本人・家族・施設の連絡先
- 予約ごとに変える
- 利用日時・迎車時刻
基本の介助区分・福祉機器
- 予約ごとに変える
- 今回使う車椅子・ストレッチャー
自宅・よく行く病院や施設
- 予約ごとに変える
- 今回の乗車地・目的地・経由地
基本の請求先・支払方法
- 予約ごとに変える
- 今回の料金・割引・請求先
電話受付で確認する項目を固定する
予約受付チェック
- 利用日・迎車時刻・片道または往復
- 乗車地・目的地・経由地・待ち時間
- 歩行・車椅子・リクライニング・ストレッチャー
- 室内・階段・院内付き添いなど必要な介助
- 本人・家族・施設の当日連絡先
- 支払方法・請求先・自治体券や割引
電話中に全部を書き切らない
顧客台帳の登録済み情報を呼び出し、今回変わる日時・場所・介助内容だけを確認します。入力項目を増やすより、前回情報を再利用できることが受付時間の短縮につながります。
定期・往復・Web予約も同じ予約一覧へ入れる
- 01
電話予約をその場で登録
紙へ仮置きせず、顧客台帳から予約を作る。
- 02
往復は行き・帰りを関連付ける
帰りの迎車時刻が未定でも、往復予約として確認できる状態にする。
- 03
定期予約をまとめて作る
毎週・隔週などの繰り返しを作り、祝日や休診日だけ変更する。
- 04
Web予約を同じ空き枠で受ける
公開予約だけ別表にせず、電話予約と重複しないようにする。
顧客台帳を、配車・日報・請求まで使う
よくある質問
Q.前回と同じ病院への予約を簡単に作れますか?+
A.顧客台帳によく使う乗降場所や介助情報を残しておけば、次回は顧客を選び、日時と変更点を確認して予約を作れます。
Q.家族と施設の連絡先を分けて管理できますか?+
A.本人、家族、施設、緊急連絡先、請求先を役割ごとに分けると、当日の連絡先と請求先の取り違えを防ぎやすくなります。
Q.定期予約とWeb予約が重複しませんか?+
A.電話・定期・Webの予約を同じ空き枠へ入れるシステムなら、受付経路が違っても一つの予約一覧で重複を確認できます。
アプリ導入の相談です
今の予約メモを見ながら、顧客台帳へ移す項目を整理する
電話で聞いている項目、定期予約、よく行く病院、請求先を伺い、マゴライドで一度入力にできる範囲を実際の画面で確認します。
法令判断・税務判断の代行ではなく、紙やExcelの業務をマゴライドへ移すための導入相談として受け付けています。